অফিস এবং ওয়ানড্রাইভে সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ: একটি সম্পূর্ণ নির্দেশিকা

আমি নিশ্চিত যে আপনি একাধিকবার অবাঞ্ছিত পরিবর্তন সহ একটি Word, Excel, অথবা PowerPoint ডকুমেন্ট সংরক্ষণ করেছেন... অথবা আপনার দলের কেউ ভুলবশত অর্ধেক ফাইল মুছে ফেলেছে। ভালো খবর হল, অফিস, ওয়ানড্রাইভ এবং শেয়ারপয়েন্টে সংস্করণ নিয়ন্ত্রণফিরে যেতে এবং যা হারিয়ে গেছে তা পুনরুদ্ধার করার জন্য আপনার প্রায় সবসময়ই একটি নিরাপত্তা জাল থাকে।

এই নির্দেশিকায় আপনি বিস্তারিতভাবে এবং স্পষ্ট ভাষায় দেখতে পাবেন যে এটি কীভাবে কাজ করে মাইক্রোসফট ৩৬৫-এ সংস্করণ ইতিহাস, এটি কীভাবে OneDrive, SharePoint এবং Office অ্যাপ্লিকেশনের সাথে একীভূত হয়, রেকর্ড ব্যবস্থাপনা এবং সম্মতিতে এটি কী ভূমিকা পালন করে, এবং যখন কিছু ভুল হয়ে যায় তখন আপনি কীভাবে একটি ফাইল থেকে আপনার সম্পূর্ণ OneDrive-এ যেকোনো কিছু পুনরুদ্ধার করতে পারেন।

অফিস, ওয়ানড্রাইভ এবং শেয়ারপয়েন্টে সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ কী?

মাইক্রোসফট ৩৬৫ ফাইল ভার্সন কন্ট্রোল এমন একটি সিস্টেম যা একটি নথির বিভিন্ন পুনরাবৃত্তি সংরক্ষণ করে পরিবর্তনগুলি করা হলে। একই ফাইল সর্বদা ওভাররাইট করার পরিবর্তে, সংস্করণগুলি একটি টাইমস্ট্যাম্প, লেখক এবং অন্যান্য দরকারী মেটাডেটা দিয়ে সংরক্ষণ করা হয়।

এই প্রক্রিয়াটি প্রতিটি সংরক্ষণকে এক ধরণের ফাইলের অবস্থার "স্ন্যাপশট"এই ছবিগুলো একসাথে সংযুক্ত করে একটি কালানুক্রমিক ইতিহাস তৈরি করা হয়েছে যা আপনি পর্যালোচনা করতে, তুলনা করতে এবং প্রয়োজনে পূর্ববর্তী সংস্করণগুলি পুনরুদ্ধার করতে পারেন, "final_document_v3_now_yes.docx" এর মতো ম্যানুয়াল কপি তৈরি না করেই। Word-এ, এই ইতিহাসগুলির সাথে পরিপূরক করা যেতে পারে কন্টেন্ট নিয়ন্ত্রণ.

একটি ঐতিহ্যবাহী ব্যাকআপের তুলনায়, সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ ফোকাস করে নির্দিষ্ট ফাইলগুলিতে ছোট ছোট পরিবর্তনসম্পূর্ণ সিস্টেম ইমেজে নয়। ভার্সনগুলি ফাইল পরিবর্তনের প্রতিক্রিয়ায় তৈরি করা হয়, কোনও কঠোর সময়সূচী নয়, যা প্রক্রিয়াটিকে আরও তাৎক্ষণিক এবং দৈনন্দিন সহযোগিতার দিকে পরিচালিত করে।

প্রধান সংস্করণ, গৌণ সংস্করণ এবং খসড়া

SharePoint এবং OneDrive ডকুমেন্ট লাইব্রেরি পরিচালনা করা যেতে পারে প্রধান এবং গৌণ সংস্করণপ্রধানগুলো সাধারণত মাইলফলক (পর্যালোচনার জন্য পাঠানো একটি নথি, প্রকাশের জন্য প্রস্তুত কিছু) প্রতিনিধিত্ব করে, অন্যদিকে দ্বিতীয়গুলো হল খসড়া যা এখনও সকলের দেখার জন্য প্রস্তুত নয়।

প্রধান সংস্করণগুলি এই ধরণের পূর্ণসংখ্যা দিয়ে চিহ্নিত করা হয় 5.0, 6.0, 7.0যদিও সেকেন্ডারি ভার্সনগুলিকে ৫.১, ৫.২, ৫.৩ ইত্যাদি হিসেবে দেখা হয়। অনেক প্রতিষ্ঠান ডেভেলপমেন্টের সময় ড্রাফ্ট (সেকেন্ডারি ভার্সন) নিয়ে কাজ করে এবং যখন কন্টেন্টটি পরিপক্ক হয়, তখন তারা একটি নতুন প্রধান ভার্সন প্রকাশ করে যা বৃহত্তর দর্শকদের কাছে দৃশ্যমান হয়।

এটি একটি সাধারণ অভ্যাস যে, নিরাপত্তার কারণে, তারা কেবল দেখতে পারে খসড়া সংস্করণ নির্দিষ্ট কিছু লোকসাধারণত, শুধুমাত্র ডকুমেন্টের মালিক এবং অনুমোদনের অনুমতিপ্রাপ্ত ব্যক্তিদেরই অ্যাক্সেস থাকে। এইভাবে, অন্যান্য ব্যবহারকারীরা কেবল মূল, প্রকাশিত সংস্করণগুলি দেখতে পান, অসম্পূর্ণ বা সংবেদনশীল বিষয়বস্তু অকাল প্রচারিত হতে বাধা দেয়।

SharePoint তালিকার ক্ষেত্রে, শুধুমাত্র নিম্নলিখিতগুলি সমর্থিত: প্রধান সংস্করণপ্রতিবার যখন কোনও আইটেম পরিবর্তন করা হয়, তখন একটি পূর্ণসংখ্যা সংখ্যা সহ একটি নতুন সংস্করণ তৈরি করা হয়। যদি তালিকার অনুমোদনের প্রয়োজন হয়, তাহলে আইটেমগুলি একটি মুলতুবি অবস্থায় থাকে এবং অনুমতিপ্রাপ্ত কারও দ্বারা অনুমোদিত না হওয়া পর্যন্ত খসড়া হিসাবে কাজ করে।

ডিফল্টরূপে সর্বাধিক কতগুলি মাইনর ভার্সন সংরক্ষণ করা যেতে পারে তা হল প্রতিটি প্রধান সংস্করণের জন্য 511যদিও প্রধান সংস্করণের সংখ্যা কনফিগার করা সম্ভব। যদি আপনি খসড়া সীমায় পৌঁছে যান এবং একটি আধুনিক অ্যাপের সাথে কাজ করেন, তাহলে অন্য একটি ছোট সংস্করণ সংরক্ষণ করার চেষ্টা করলে সাম্প্রতিকতম সংস্করণটি ওভাররাইট হয়ে যাবে। পুরোনো ক্লায়েন্টদের ক্ষেত্রে, আপনি কেবল পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ বা লোড করতে পারবেন না। বিস্ময় এড়াতে, বুদ্ধিমানের কাজ হল একটি নতুন প্রধান সংস্করণ প্রকাশ করুন যখন আপনি সর্বোচ্চ সংখ্যক ড্রাফ্টের কাছাকাছি পৌঁছাবেন।

SharePoint Online এবং OneDrive-এ রেকর্ডের সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ

"স্বাভাবিক" সংস্করণ ছাড়াও, মাইক্রোসফ্ট 365 একটি নির্দিষ্ট প্রক্রিয়া অন্তর্ভুক্ত করে রেকর্ড সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ রেকর্ড ব্যবস্থাপনা এবং নিয়ন্ত্রক সম্মতির জন্য ডিজাইন করা হয়েছে, যখন আপনাকে কোনও নথির নির্দিষ্ট সংস্করণগুলিকে অপরিবর্তনীয় প্রমাণ হিসাবে সংরক্ষণ করতে হবে তখন এটি খুবই কার্যকর।

এই পরিস্থিতিতে, আপনি একটি নথিকে এইভাবে চিহ্নিত করতে পারেন নিবন্ধন এটি একটি রিটেনশন ট্যাগ ব্যবহার করে করা হয় যা নির্দিষ্ট কিছু ক্রিয়াকে ব্লক করে (উদাহরণস্বরূপ, এটি মুছে ফেলা বা রেকর্ড হিসাবে ইতিমধ্যে ঘোষিত সংস্করণের পরিবর্তন রোধ করা)। এটি ব্যবহার করা হয়, উদাহরণস্বরূপ, চুক্তি, আইনি প্রতিবেদন, বা নিরীক্ষা সাপেক্ষে ডকুমেন্টেশনের ক্ষেত্রে।

যখন আপনি একটি ধারণ লেবেল প্রয়োগ করেন যার জন্য কনফিগার করা আছে একটি আইটেমকে রেকর্ড হিসেবে চিহ্নিত করুন"রেজিস্ট্রেশন স্ট্যাটাস" নামক একটি প্রপার্টি ডকুমেন্টে ট্যাগের পাশেই দেখা যাবে। কনফিগারেশনের উপর নির্ভর করে, প্রাথমিক স্ট্যাটাসটি লকড বা আনলকড হিসেবে প্রদর্শিত হতে পারে।

আচরণটি অদ্ভুত: কেবল একটি নতুন তৈরি হয়। রেজিস্ট্রেশন স্ট্যাটাস ব্লক করা হলে রেজিস্ট্রেশন সংস্করণযদি এটি আনলক করা থাকে, তাহলে ডকুমেন্টটি সম্পাদনা করা যেতে পারে (যদিও এটি একটি লগ হিসেবে রয়ে গেছে এবং মুছে ফেলা যাবে না), কিন্তু এই পরিবর্তনগুলি পুনরায় লক না হওয়া পর্যন্ত একটি নতুন লগ সংস্করণ তৈরি করে না। এই লক/আনলক প্রক্রিয়া অপ্রয়োজনীয় লগ সংস্করণ ধরে রাখার ঝুঁকি হ্রাস করে।

রেজিস্ট্রি ভার্সন লক, আনলক এবং স্টোর করুন

অবদানের অনুমতি (অথবা আরও সীমাবদ্ধ অনুমতি, কিন্তু তা করার ক্ষমতা সহ) সহ যেকোনো ব্যবহারকারী করতে পারেন রেকর্ড ব্লক বা আনলক করুন ডকুমেন্ট ডিটেইলস প্যানেল থেকে, রেকর্ড স্ট্যাটাস প্রোপার্টির মান পরিবর্তন করে। ফাইলটি লক করা আছে কিনা তা নির্দেশ করার জন্য সাধারণত একটি প্যাডলক আইকনও প্রদর্শিত হয়।

যখন এটা একটি রেকর্ড খুলে দেয় প্রথমবারের মতো, SharePoint/OneDrive-এ স্বয়ংক্রিয় ক্রিয়াগুলির একটি সিরিজ ট্রিগার করা হয়েছে:

• যদি সাইটটিতে ইতিমধ্যেই একটি না থাকে সংরক্ষণের জন্য সাসপেনশন লাইব্রেরি, তৈরি করা হয়।
• সেই লাইব্রেরির মধ্যে, যদি নির্দিষ্ট লগস ফোল্ডারটি বিদ্যমান না থাকে, তবে এটিও তৈরি হয়।
• একটি "কপি টু" অ্যাকশন কার্যকর করা হয়, যা ডকুমেন্টের সর্বশেষ সংস্করণটি নিয়ে নির্দিষ্ট লগ ফোল্ডারে অনুলিপি করে। শুধুমাত্র সাম্প্রতিকতম সংস্করণটি অনুলিপি করা হয়, পূর্ববর্তী সংস্করণগুলি নয়।
• কপি করা ফাইলটি ইতিমধ্যেই একটি হিসাবে বিবেচিত হয়েছে নিবন্ধন সংস্করণ, এবং এর নামটি প্যাটার্ন দিয়ে গঠিত।
• এই কপিটি মূল নথির সংস্করণ ইতিহাসে একটি অতিরিক্ত এন্ট্রি হিসেবে উপস্থিত হয় এবং মন্তব্য ক্ষেত্রে "রেকর্ড" শব্দটি রয়েছে।
• মূল নথিটি একটি নতুন সম্পাদনাযোগ্য সংস্করণে পরিণত হয়, কিন্তু এটি একটি রেকর্ড হিসাবে চিহ্নিত থাকে ("আইটেমটি একটি রেকর্ড" কলামটি হ্যাঁ মান ধরে রাখে) এবং মুছে ফেলা যাবে না।

যখন তুমি ফিরে আসবে ব্লক রেজিস্ট্রেশনমূল নথিটি সম্পাদনাযোগ্য হয়ে যায়। আনলক করার (একটি সংস্করণ লগ ফোল্ডারে অনুলিপি করা হয় এবং মূলটি পরিবর্তন করা যেতে পারে) এবং লক করার (সম্পাদনা হিমায়িত করা হয়) চক্রটি সহযোগিতা এবং সম্মতি একত্রিত করার অনুমতি দেয়।

প্রতিবার একটি রেকর্ড আনলক করা হলে, একটি নতুন এন্ট্রি তৈরি হয় "লগ" মন্তব্য সহ সংস্করণ ইতিহাসডকুমেন্ট লাইব্রেরি থেকে, আপনি আইটেমটির মেনু খুলতে পারেন এবং সমস্ত পুনরাবৃত্তি দেখতে সংস্করণ ইতিহাস বিকল্পটি ব্যবহার করতে পারেন, যার মধ্যে রেকর্ড সংস্করণগুলিও অন্তর্ভুক্ত।

নিরীক্ষা তথ্য

ব্লকিং এবং আনলক করার কাজগুলি রেকর্ড করা হয় মাইক্রোসফট ৩৬৫ অডিট লগফাইল এবং পৃষ্ঠার কার্যকলাপ প্রতিবেদনে, আপনি "লগ স্ট্যাটাস লক করা হয়েছে" বা "লগ স্ট্যাটাস আনলক করা হয়েছে" দ্বারা ফিল্টার করতে পারেন, কে কখন এবং কী করেছে তা দেখতে।

যদি রেকর্ডের সাথে সম্পর্কিত ধারণ লেবেলটি পর্যালোচনা করার জন্য কনফিগার করা থাকে ধারণের সময়কালের শেষে নিষ্পত্তিপ্রতিটি রেকর্ড সংস্করণের নিজস্ব স্বাধীন মুছে ফেলার পর্যালোচনা করা হয়। অতএব, আপনি আপনার সম্মতি নীতির উপর ভিত্তি করে নির্দিষ্ট সংস্করণগুলি ধরে রাখতে বা মুছে ফেলতে পারেন।

সংস্করণ ইতিহাস: নিরাপত্তা, সম্মতি এবং পুনরুদ্ধার

SharePoint এবং OneDrive সংস্করণ ইতিহাস কেবল একটি উন্নত "পূর্বাবস্থা" নয়: এটি একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ তথ্য সুরক্ষা, সম্মতি এবং নিরীক্ষণযোগ্যতা কৌশল মাইক্রোসফট ৩৬৫ থেকে। এর জন্য ধন্যবাদ আপনি করতে পারেন:

• পূর্ববর্তী সংস্করণ দেখুন বর্তমান ফাইলটি ওভাররাইট না করে একটি ফাইলের একটি নির্দিষ্ট অংশের তুলনা করে, নির্দিষ্ট পার্থক্য সনাক্ত করতে Word, Excel বা PowerPoint-এর মধ্যে পরিবর্তনগুলির তুলনা করে।
• পূর্ববর্তী সংস্করণ পুনরুদ্ধার করুন যখন কোনও ভুল হয়ে যায়, ফাইলটি দূষিত হয়ে যায়, অথবা আপনি কেবল পূর্ববর্তী সংস্করণটি পছন্দ করেন, তখন পুনরুদ্ধার করা সংস্করণটি নতুন বর্তমান সংস্করণে পরিণত হয়।
• একটি ফাইলের ইতিহাস ট্র্যাক করতে কখন এটি পরিবর্তন করা হয়েছে, কে পরিবর্তনগুলি করেছে এবং কোন সংস্করণটি একটি প্রকল্প বা ফাইলের প্রতিটি মাইলফলকের সাথে সঙ্গতিপূর্ণ তা দেখা।

এই পদ্ধতিটি বিশেষ করে ঘটনা মোকাবেলায় কার্যকর র‍্যানসমওয়্যার বা ক্ষতিকারক কার্যকলাপযদি কেউ আপনার ফাইলগুলি এনক্রিপ্ট করে বা ব্যাপকভাবে হেরফের করে, তাহলে আপনি ইতিহাস ব্যবহার করে আক্রমণের আগের একটি বিন্দুতে ফিরে যেতে পারেন, এবং কী ঘটেছিল তার একটি স্পষ্ট রেকর্ডও বজায় রাখতে পারেন।

OneDrive (ওয়েব) এ ফাইলের পূর্ববর্তী সংস্করণগুলি পুনরুদ্ধার করুন

যদি আপনার OneDrive-এর কোনও ফাইল দূষিত হয়ে যায় অথবা এতে থাকে অবাঞ্ছিত পরিবর্তনআপনি সরাসরি Microsoft 365 ওয়েব ইন্টারফেস থেকে পূর্ববর্তী সংস্করণটি পুনরুদ্ধার করতে পারেন।

সাধারণ পদ্ধতি এটি এমন কিছু হবে:

1. আপনার Microsoft 365 অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করুন এবং অ্যাপ্লিকেশনটি অ্যাক্সেস করুন। OneDrive অ্যাপ্লিকেশন লঞ্চার থেকে।
2. যাও আমার ফাইলগুলি এবং যে ফোল্ডারে ডকুমেন্টটি পুনরুদ্ধার করা হবে সেটি সনাক্ত করুন।
3. ফাইলটিতে ডান ক্লিক করুন এবং নির্বাচন করুন সংস্করণ ইতিহাস প্রসঙ্গ মেনুতে (প্রশাসকের অবশ্যই সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ সক্ষম থাকতে হবে)।
4. যে উইন্ডোটি খুলবে তাতে আপনি সমস্ত দেখতে পাবেন সংরক্ষিত সংস্করণ তারিখ, লেখক এবং আকার সহ। আপনার আগ্রহের সংস্করণটি চয়ন করুন, এটিতে ডান-ক্লিক করুন এবং ক্লিক করুন প্রত্যর্পণ করা.
5. পুনরুদ্ধার করা সংস্করণটি নতুন মূল সংস্করণে পরিণত হয় (উদাহরণস্বরূপ, 4.0 6.0 হয়ে যায়) এবং বর্তমান সংস্করণটি হারিয়ে না গিয়ে পুরানো সংস্করণ হিসাবে ইতিহাসের অংশ হয়ে যায়।
6. OneDrive ফাইল তালিকায় ফিরে যান এবং পুনরুদ্ধার করা ফাইলটি খুলুন, সাধারণত শব্দ অনলাইন অথবা সংশ্লিষ্ট অ্যাপ, সেই পুনরুদ্ধারকৃত অবস্থায় কাজ চালিয়ে যেতে।

সংস্করণ ইতিহাস এর জন্য উপলব্ধ বেশিরভাগ ফাইলের ধরণএটি কেবল অফিস ডকুমেন্টের ক্ষেত্রেই প্রযোজ্য নয়। সকল ক্ষেত্রেই, সিস্টেমটি বর্তমান সংস্করণ এবং পূর্ববর্তী সংস্করণের মধ্যে সম্পর্ক বজায় রাখে, যাতে আপনি যতবার প্রয়োজন ততবার প্রক্রিয়াটি পুনরাবৃত্তি করতে পারেন।

OneDrive ডেস্কটপ ক্লায়েন্ট থেকে সংস্করণগুলি পুনরুদ্ধার করুন

আপনি যদি Windows-এ OneDrive ডেস্কটপ ক্লায়েন্ট ব্যবহার করেন, তাহলে আপনি ফাইল এক্সপ্লোরার থেকে সরাসরি সংস্করণ ইতিহাস, ব্রাউজার ব্যবহার না করেই।

পদক্ষেপ তারা খুব অনুরূপ:

1. এর ফোল্ডারটি খুলুন OneDrive উইন্ডোজ এক্সপ্লোরারে এবং প্রশ্নবিদ্ধ ফাইলটি সন্ধান করুন।
2. ফাইলটিতে ডান ক্লিক করুন এবং নির্বাচন করুন সংস্করণ ইতিহাস.
3. প্রদর্শিত তালিকায়, আপনি যে সংস্করণটি পুনরুদ্ধার করতে চান তা নির্বাচন করুন, তিনটি বিন্দুতে আলতো চাপুন এবং নির্বাচন করুন প্রত্যর্পণ করা.

অনুগ্রহ করে মনে রাখবেন যে এই বৈশিষ্ট্যটি এর জন্য তৈরি একের পর এক ফাইল পুনরুদ্ধার করুনএকই সময়ে একাধিক ফাইলের একাধিক সংস্করণ পুনরুদ্ধার করা সম্ভব নয়। তবে, গুরুত্বপূর্ণ নথির জন্য, পৃথক পুনরুদ্ধার দ্রুত এবং খুব সুবিধাজনক।

ওয়ার্ড অনলাইন, এক্সেল অনলাইন এবং পাওয়ারপয়েন্ট অনলাইন থেকে সংস্করণ ইতিহাস ব্যবহার করা

যখন আপনি Word, Excel, অথবা PowerPoint এর অনলাইন সংস্করণ থেকে OneDrive অথবা SharePoint এ সংরক্ষিত নথিগুলিতে কাজ করেন, তখন আপনি অ্যাপ্লিকেশনটি না রেখেই সংস্করণগুলি দেখুন এবং পুনরুদ্ধার করুন।.

সাধারণ প্রবাহ এটা কি:

আপনি ডকুমেন্টটি (উদাহরণস্বরূপ একটি DOCX) খুলুন শব্দ অনলাইনফাইল মেনু > তথ্য > সংস্করণ ইতিহাসে যান এবং আপনি সমস্ত উপলব্ধ সংস্করণ সহ একটি পার্শ্ব প্যানেল দেখতে পাবেন, প্রতিটির তারিখ এবং লেখক সহ।

ওই প্যানেল থেকে আপনি পারবেন যেকোনো সংস্করণ খুলুনকোন পরিবর্তনগুলি করা হয়েছে তা দেখতে (সাধারণত টেক্সট বা স্প্রেডশিটে হাইলাইট করা হয়), আপনি একটি কপি সংরক্ষণ বা পুনরুদ্ধারের মধ্যে একটি বেছে নিতে পারেন। সর্বশেষ সংস্করণের জন্য পুনরুদ্ধার বোতামটি প্রদর্শিত হবে না কারণ আপনি ইতিমধ্যে এটি ব্যবহার করছেন।

এই পদ্ধতিটি খুবই কার্যকর যখন আপনি করছেন সূক্ষ্ম কন্টেন্ট পর্যালোচনা এবং আপনি পরীক্ষা করতে চান, উদাহরণস্বরূপ, আপনার সহকর্মী কয়েক ঘন্টা আগে ঠিক কী পরিবর্তন করেছেন বা পূর্ববর্তী সম্পাদনা রাউন্ডে কোন অনুচ্ছেদগুলি মুছে ফেলা হয়েছে। তাছাড়া, আপনি মন্তব্য যোগ করুন এবং পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করুন পর্যালোচনা সহজতর করার জন্য Word-এ।

আপনার সম্পূর্ণ OneDrive কে পূর্ববর্তী স্থানে পুনরুদ্ধার করুন

আরও গুরুতর পরিস্থিতিতে, যেমন র‍্যানসমওয়্যার আক্রমণ, গণ ফাইল মুছে ফেলা, বা নির্বিচারে সম্পাদনা, পৃথক নথি পুনরুদ্ধার করা যথেষ্ট নাও হতে পারে। এই ক্ষেত্রে, OneDrive বিকল্পটি অফার করে আপনার সম্পূর্ণ OneDrive পুনরুদ্ধার করুন পূর্বের রাজ্যে

এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতেOneDrive ওয়েব ইন্টারফেসে, আপনাকে অবশ্যই:

• আইকনে ক্লিক করুন কনফিগারেশন (গিয়ার) উপরের ডান কোণে।
• বিকল্পটি বেছে নিন আপনার OneDrive পুনরুদ্ধার করুন.
• একটি সময়সীমা (গতকাল, এক সপ্তাহ আগে, তিন সপ্তাহ আগে, অথবা একটি কাস্টম তারিখ এবং সময়) নির্বাচন করুন a ব্যবহার করে কার্যকলাপ গ্রাফ এবং একটি স্লাইডার।
• চার্টের নীচে, আপনি ব্যবহারকারীদের এবং ক্রিয়াকলাপের ধরণ সম্পর্কে তথ্য সহ করা পরিবর্তনগুলির একটি তালিকা পাবেন। আপনি কোন পরিবর্তনগুলি পূর্বাবস্থায় ফেরাতে চান তা ফিল্টার করতে এবং নির্বাচন করতে পারেন।
• পুনরুদ্ধার পয়েন্ট সেট হয়ে গেলে, আপনি টিপুন প্রত্যর্পণ করা এবং প্রভাবিত ফাইলগুলিকে সেই অবস্থায় ফিরিয়ে আনা হয়।

এই বিশ্বব্যাপী পুনরুদ্ধারটি অমূল্য যখন আপনার বেশিরভাগ স্টোরেজ প্রভাবিত হয় এবং ফাইলের মাধ্যমে ফাইল করার কোনও অর্থ হয় না। এটি একটি আপনার সম্পূর্ণ OneDrive এর "সময় ভ্রমণ"মাইক্রোসফ্ট এবং প্রশাসকদের দ্বারা নির্ধারিত ধারণ সীমার মধ্যে।

সংস্করণ এবং মুছে ফেলা আইটেমগুলির জন্য ধরে রাখার সময়কাল এবং সীমা

একটি ব্যক্তিগত OneDrive ফাইলের পুরোনো সংস্করণগুলি ধরে রাখা হয় 30 দিনপুনরুদ্ধারযোগ্য সংস্করণের সংখ্যা সাধারণত প্রতি ফাইলে প্রায় ২৫টি, যদিও এটি নির্দিষ্ট নীতির উপর নির্ভর করে। প্রতিষ্ঠানের পরিবেশের জন্য Microsoft 365-এ, এই সীমাগুলি হল লাইব্রেরি স্তরে কনফিগারযোগ্য প্রশাসকদের দ্বারা।

OneDrive (সংস্থা) রিসাইকেল বিনের ক্ষেত্রে, ডিফল্ট সর্বোচ্চ সময়কাল হল 93 দিন যেহেতু একটি আইটেম মুছে ফেলা হয়, যদিও একটি কম মান কনফিগার করা যেতে পারে। মুছে ফেলা আইটেমগুলি স্থায়ীভাবে মুছে ফেলার আগে সর্বদা কমপক্ষে তিন দিনের জন্য রাখা হয়, যা ন্যূনতম সুরক্ষা মার্জিন প্রদান করে।

কৌশল তৈরির সময় এই সময়সীমাগুলি অবশ্যই বিবেচনায় নেওয়া উচিত কর্পোরেট তথ্য সুরক্ষাযদি আইনি বা ব্যবসায়িক কারণে প্রতিষ্ঠানের বছরের পর বছর ধরে ডকুমেন্টেশন ধরে রাখার প্রয়োজন হয়, তাহলে অতিরিক্ত ব্যাকআপ টুল বা উন্নত রিটেনশন নীতির সাথে সংস্করণ ইতিহাস একত্রিত করার প্রয়োজন হতে পারে।

OneDrive-এ মুছে ফেলা ফাইলগুলি পুনরুদ্ধার করুন

যখন আপনি OneDrive-এ একটি ফাইল মুছে ফেলেন, তখন এই পরিবর্তনটি প্রতিলিপি করা হয় সমস্ত সিঙ্ক্রোনাইজড ডিভাইস যেগুলো ইন্টারনেটের সাথে সংযুক্ত। এজন্যই সাধারণত অন্যান্য পিসিতে "সংরক্ষিত" কপি খোঁজা অর্থহীন: সিঙ্ক্রোনাইজেশন ক্লায়েন্ট সর্বত্র এটি মুছে ফেলার যত্ন নেয়।

তুমি যা করতে পারো তা হল OneDrive রিসাইকেল বিন ওয়েবে। পৃষ্ঠার বাম প্যানেলে আপনি "রিসাইকেল বিন" বিকল্পটি দেখতে পাবেন; এটিতে ক্লিক করলে তারিখ, ব্যবহারকারী এবং মূল অবস্থান সহ মুছে ফেলা আইটেমগুলির তালিকা প্রদর্শিত হবে।

সেখান থেকে আপনাকে শুধু ফাইল বা ফোল্ডার নির্বাচন করুন আপনি যে আইটেমগুলি পুনরুদ্ধার করতে চান তা নির্বাচন করুন এবং পুনরুদ্ধার করুন এ আলতো চাপুন। আইটেমগুলি তাদের আসল অবস্থানে ফিরে যাবে (অথবা যদি আসলটি আর বিদ্যমান না থাকে তবে একটি বিকল্প পথ), এবং সামগ্রীটি সমস্ত সিঙ্ক করা ডিভাইসে আবার উপলব্ধ হবে।

স্টোরেজ সীমা অতিক্রম করলে OneDrive পরিচালনা করা

যদি আপনি আপনার চুক্তিবদ্ধ স্টোরেজ স্পেস অতিক্রম করেন, তাহলে আপনার OneDrive অ্যাকাউন্টটি এমন অবস্থায় প্রবেশ করবে অ্যাকাউন্ট জব্দ করা হয়েছেসেই পরিস্থিতিতে, ফাইলগুলি কেবল পঠনযোগ্য হয়ে যায় এবং সমস্যার সমাধান না হওয়া পর্যন্ত আপনাকে সিঙ্ক বা সামগ্রী আপলোড করা চালিয়ে যাওয়ার অনুমতি দেওয়া হয় না।

আপনার কাছে মূলত দুটি বিকল্প আছে।:

• আরও জায়গা কিনুন উচ্চতর প্ল্যানে আপগ্রেড করে স্টোরেজ। অ্যাক্টিভেশন প্রদর্শিত হতে এবং আপনার অ্যাকাউন্ট আনফ্রিজ করতে 24 ঘন্টা পর্যন্ত সময় লাগতে পারে।
• ফাইলগুলি মুছুন জায়গা খালি করতে। OneDrive-এর নিজস্ব ইন্টারফেস আপনাকে সাময়িকভাবে আপনার অ্যাকাউন্ট আনলক করার বিকল্প প্রদান করে যাতে আপনি লগ ইন করতে পারেন, গুরুত্বপূর্ণ জিনিস ডাউনলোড করতে পারেন এবং আপনার অপ্রয়োজনীয় জিনিস মুছে ফেলতে পারেন।

একবার সাময়িকভাবে গলে গেলে, আপনার প্রায় স্টোরেজ ব্যবহার কমাতে ৩০ দিন সময়যদি আপনি এটি না করেন, তাহলে আপনার অ্যাকাউন্ট আবার ফ্রিজ হয়ে যেতে পারে, এবং চরম ক্ষেত্রে, আপনাকে মাইক্রোসফ্ট সাপোর্টের সাথে যোগাযোগ করতে হবে। আপনার পিসি থেকে সিঙ্ক করা ফোল্ডারগুলি পর্যবেক্ষণ করা এবং ক্লাউডে থাকার প্রয়োজন না হলে সবচেয়ে বড় ফোল্ডারগুলি আনচেক করাও গুরুত্বপূর্ণ।

আরও মনে রাখবেন যে যদি আপনি এক বছরের জন্য আপনার OneDrive অ্যাকাউন্ট অ্যাক্সেস না করেন, তাহলে Microsoft নিষ্ক্রিয়তার কারণে এটিকে ফ্রিজ করুনএমনকি যদি আপনি অন্যান্য Microsoft 365 পরিষেবা ব্যবহার চালিয়ে যান, তবুও মাঝে মাঝে লগ ইন করলে অথবা ডেস্কটপ ক্লায়েন্ট সক্রিয় রাখলে এটি প্রতিরোধ করা যাবে।

ব্যাকআপ এবং অন্যান্য সংস্করণ সিস্টেমের সাথে পার্থক্য

যদিও OneDrive এবং SharePoint-এ সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ অনেক পরিস্থিতি কভার করে, এটি ঠিক একই রকম নয় ডেডিকেটেড ব্যাকআপ সিস্টেমধারণের সীমা, সংস্করণের সংখ্যা এবং রিসাইকেল বিনের আচরণের কারণে কিছু প্রতিষ্ঠানের জন্য নির্দিষ্ট ব্যাকআপ সমাধানের সাথে এটির পরিপূরক করা যুক্তিযুক্ত।

মাইক্রোসফট ৩৬৫-এর জন্য তৈরি তৃতীয় পক্ষের সরঞ্জামগুলি অনুমতি দেয় অতিরিক্ত OneDrive ব্যাকআপSharePoint এবং অন্যান্য পরিষেবা, সমন্বিত সংস্করণের সীমাবদ্ধতা ছাড়াই। তারা সাধারণত আরও নমনীয় পুনরুদ্ধার (ব্যবহারকারী দ্বারা, সাইট দ্বারা, নির্দিষ্ট তারিখ অনুসারে) এবং দীর্ঘস্থায়ী সংরক্ষণের সময়কাল অফার করে, যা ডেটা ধরে রাখার জন্য আইনি প্রয়োজনীয়তা থাকাকালীন অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

সফটওয়্যার ডেভেলপমেন্টের জগতে, গিট এবং গিটহাবের মতো প্ল্যাটফর্মগুলি একটি বিতরণকৃত সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ শাখা, মার্জ এবং বিস্তারিত কমিট লগ সহ অনেক বেশি পরিশীলিত। যদিও তারা পরিবর্তনের ইতিহাস বজায় রাখার ধারণা ভাগ করে নেয়, তাদের লক্ষ্য দর্শকরা আলাদা: গিট টেক্সট-ভিত্তিক কোড এবং প্রযুক্তিগত ডকুমেন্টেশনের জন্য ডিজাইন করা হয়েছে, যেখানে OneDrive এবং SharePoint প্রাথমিকভাবে অফিস ডকুমেন্ট এবং সাধারণ সহযোগিতা কভার করে।

মাইক্রোসফট ৩৬৫ পরিবেশে সংস্করণ নিয়ন্ত্রণের জন্য সর্বোত্তম অনুশীলন

অফিস এবং ওয়ানড্রাইভের সংস্করণ নিয়ন্ত্রণের সর্বাধিক সুবিধা পেতে, একটি সিরিজ স্থাপন করা যুক্তিযুক্ত ভালো ব্যবহার এবং ব্যবস্থাপনা অনুশীলন যা সমস্যা কমায় এবং দৈনন্দিন অভিজ্ঞতা উন্নত করে।

একটি চাবিকাঠি হল একটি সংজ্ঞায়িত করা যুক্তিসঙ্গত ধরে রাখার কৌশলশত শত তুচ্ছ নথিপত্র অনির্দিষ্টকালের জন্য সংরক্ষণ করার কোনও মানে হয় না, তবে একটি গুরুত্বপূর্ণ চুক্তির সমস্ত সংস্করণ বছরের পর বছর ধরে সংরক্ষণ করা অপরিহার্য হতে পারে। বিষয়বস্তুর ধরণ অনুসারে প্রতিটি লাইব্রেরিতে সর্বাধিক সংখ্যক সংস্করণ সামঞ্জস্য করুন।

আরেকটি প্রস্তাবিত অনুশীলন হল দলকে প্রশিক্ষণ দেওয়া যে কীভাবে সংস্করণগুলি অ্যাক্সেস, তুলনা এবং পুনরুদ্ধার করুনঅনেক ব্যবহারকারী জানেন না যে তারা কয়েকটি ক্লিকের মাধ্যমে পরিবর্তনগুলি পূর্বাবস্থায় ফিরিয়ে আনতে পারেন এবং ম্যানুয়ালি ফাইলগুলি ডুপ্লিকেট করার প্রবণতা রাখেন, যার ফলে তাদের ফোল্ডারে বিশৃঙ্খলা তৈরি হয়। কয়েকটি প্রশিক্ষণ সেশন বা একটি সুস্পষ্ট অভ্যন্তরীণ নির্দেশিকা অনেক মাথাব্যথা থেকে মুক্তি পেতে পারে।

উচ্চ সম্মতির প্রয়োজনীয়তা সহ পরিবেশে, এটি ব্যবহার করে ধারণ লেবেল এবং রেকর্ড সংস্করণ নিয়ন্ত্রণযেসব নথিকে সরকারী রেকর্ড হিসেবে বিবেচনা করা উচিত, সেগুলোকে সঠিকভাবে শ্রেণীবদ্ধ করুন, লকড/আনলকড স্ট্যাটাস সচেতনভাবে ব্যবহার করুন এবং কোনও অপব্যবহার না হয় তা নিশ্চিত করার জন্য পর্যায়ক্রমে নিরীক্ষা ইভেন্টগুলি পর্যালোচনা করুন।

চূড়ান্ত বিবেচনা

অবশেষে, নিয়মিত সময় আলাদা করে রাখুন স্টোরেজ ব্যবহার পর্যালোচনা করুন এবং কম গুরুত্বপূর্ণ লাইব্রেরিগুলিতে পুরানো সংস্করণগুলি পরিষ্কার করুন। এটি আপনাকে ক্লাউড স্টোরেজের খরচ এবং পর্যাপ্ত বিস্তৃত ইতিহাস থাকার সুরক্ষার ভারসাম্য বজায় রাখতে সহায়তা করে।

অফিস, ওয়ানড্রাইভ এবং শেয়ারপয়েন্টে সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ আয়ত্ত করার মাধ্যমে আপনি অনেক বেশি মানসিক প্রশান্তি নিয়ে কাজ করুনতুমি জানো যে তুমি পরীক্ষা-নিরীক্ষা, সহযোগিতা এবং ভুল সংশোধন করতে পারো, বিশ্বাসের এক ধাপও বাদ দিয়ে; তুমি কোম্পানির নীতিমালা মেনে চলার জন্য লগিং এবং অডিটিং ক্ষমতা ব্যবহার করো; এবং, কিছু সুপ্রয়োগিত নির্দেশিকা সহ, তুমি দৈনন্দিন তৎপরতাকে ত্যাগ না করেই তোমার নথিগুলিকে সুরক্ষিত রাখো। এই তথ্যটি শেয়ার করুন যাতে আরও ব্যবহারকারীরা বিষয়টি সম্পর্কে জানতে পারেন।.