ইন্টারনেট সংযোগ ছাড়াই অফিসের নথিতে কীভাবে সহযোগিতা করবেন

ইন্টারনেট সংযোগ ছাড়া অফিসের ডকুমেন্টে সহযোগিতা করা জটিল মনে হতে পারে, কিন্তু বাস্তবতা হলো, মাইক্রোসফট ৩৬৫ সাবস্ক্রিপশন এবং অন্যান্য অফিস স্যুট কীভাবে কাজ করে তা ভালোভাবে বোঝার সাথে সাথে, আপনি অফলাইনে কাজ চালিয়ে যেতে পারেন এবং পরে সবকিছু সিঙ্ক করতে পারেন। পরিবর্তনগুলি হারানো বা ডুপ্লিকেট সংস্করণের সাথে আটকে না থাকা ছাড়া।

এই প্রবন্ধে আপনি ধাপে ধাপে এবং অনেক ব্যবহারিক উদাহরণ সহ দেখতে পাবেন, অফলাইনে অফিস ডকুমেন্টে কীভাবে সহযোগিতা করবেনইন্টারনেট অ্যাক্সেস না থাকলে কী কী সীমাবদ্ধতা থাকে, OneDrive, SharePoint, Dropbox এবং অন্যান্য পরিষেবাগুলি কী ভূমিকা পালন করে, এবং Office 365 লাইসেন্স, খুব বড় ফাইল এবং সহযোগিতার অনুমতি নিয়ে চমক এড়াতে কিছু কৌশলও।

অফিস ডকুমেন্টের সাথে সহযোগিতা: এটি আসলে কীভাবে কাজ করে

মাইক্রোসফট ৩৬৫ সাবস্ক্রিপশনের মাধ্যমে, এটি খুবই সহজ। অন্যদের সাথে ডকুমেন্টে কাজ করুন, এমনকি যদি তাদের অফিস ইনস্টল না থাকেইমেল সংযুক্তি পাঠানোর পরিবর্তে, আপনি ক্লাউডে সংরক্ষিত একটি নথির (সাধারণত OneDrive বা SharePoint) একটি লিঙ্ক পাঠান, এবং অন্যরা ওয়েবের জন্য Microsoft 365 অ্যাপ ব্যবহার করে তাদের ব্রাউজারে এটি খোলেন।

এই পদ্ধতির বেশ কয়েকটি স্পষ্ট সুবিধা রয়েছে: আপনি আপনার ইমেলে স্থান বাঁচান, এবং একই ফাইলের ডুপ্লিকেট কপি এড়ান। এবং আপনাকে একই ডকুমেন্টের বিভিন্ন সংস্করণের সমন্বয় করতে হবে না যা ইমেলের মাধ্যমে বারবার পাঠানো হয়। প্রত্যেকেই একটি একক, কেন্দ্রীভূত ফাইলে কাজ করে।

কার্যকরভাবে সহযোগিতা শুরু করার জন্য, আদর্শভাবে নথিটি হওয়া উচিত OneDrive বা OneDrive for Business-এ সংরক্ষিতএকবার সেখানে গেলে, Word, Excel বা PowerPoint থেকে আপনাকে কেবল বোতামে ক্লিক করতে হবে ভাগ উইন্ডোর উপরের দিকে, লিঙ্কটিতে ক্লিক করুন এবং আপনি যাদের সাথে কাজ করতে চান তাদের কাছে এটি পাঠান। যখন তারা ক্লিক করেন, তখন ফাইলটি তাদের ব্রাউজারে খোলে; যদি আপনি তাদের সম্পাদনার অনুমতি দেন, তাহলে তারা ওয়েবের জন্য অফিস থেকে এটি পরিবর্তন করতে পারবেন।

ক্লাউডে সংরক্ষিত একটি অফিস ফাইল সম্পাদনা করার সময়, আপনি আপনি বিজ্ঞপ্তি দেখতে পাবেন যে অন্যরাও এটি পরিবর্তন করছে।আপনাকে বিশেষ কিছু করার প্রয়োজন নেই: আপনি যথারীতি লিখবেন, এবং অফিস আপনাকে দেখাবে কে অনলাইনে আছে এবং ডকুমেন্টের কোন অংশে প্রতিটি ব্যক্তি কাজ করছে। এই রিয়েল-টাইম সহ-লেখকটি এর সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ অফিস ২০১০, ম্যাকের জন্য অফিস ২০১১ এবং পরবর্তী সংস্করণগুলি, ওয়েব অ্যাপ্লিকেশন ছাড়াও।

OneNote এবং যুগপত সহযোগিতামূলক কাজ

অফিস ইকোসিস্টেমের মধ্যে OneNote একটি বিশেষ কেস কারণ এটি বিশেষভাবে ডিজাইন করা হয়েছে শেয়ার করা নোটবুকগুলিতে একই সাথে কাজ করুনযদি আপনি আপনার নোটপ্যাড এমনভাবে কনফিগার করেন যাতে অন্য ব্যবহারকারীরা এটি সম্পাদনা করতে পারে, তাহলে একই সময়ে একই বিভাগে বেশ কয়েকজন লিখতে পারবেন, যা খুবই কার্যকর... ব্রেনস্টর্মিং, গ্রুপ প্রজেক্ট, অথবা টিম মিটিং.

বাস্তবে, শেয়ার্ড নোটপ্যাড এক ধরণের আচরণ করে একটি উইকি যেখানে সবাই কন্টেন্ট অবদান রাখতে পারেOneNote আপনাকে প্রতিটি পরিবর্তন কে করেছে তা দেখতে দেয় এবং প্রয়োজনে একটি পৃষ্ঠাকে পূর্ববর্তী সংস্করণে পুনরুদ্ধার করতে দেয়। একই পৃষ্ঠায় একাধিক ব্যক্তি কাজ করলে নিয়ন্ত্রণ বজায় রাখার জন্য এটি খুবই সহায়ক।

যদি আপনার বা দলের অন্যান্য সদস্যদের OneNote ২০১০ বা তার পরবর্তী সংস্করণআপনি একই নোটবুকের মধ্যে ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশন, ওয়েব সংস্করণ এবং মোবাইল অ্যাপ থেকে সহযোগিতা করতে পারেন। আপনি এই নোটবুকটি ওয়ার্ড, এক্সেল বা পাওয়ারপয়েন্ট ফাইলের মতো OneDrive-এ সংরক্ষণ করে, অথবা সরাসরি OneNote 2010 বা পরবর্তী সংস্করণ থেকে শেয়ার করতে পারেন।

OneNote ডেস্কটপ থেকে একটি নোটবুক শেয়ার করতে, কেবল ট্যাবে যান সংরক্ষণাগার, বিভাগে প্রবেশ করুন তথ্য এবং ক্লিক করুন এই নোটবুকে লোকেদের আমন্ত্রণ জানান ব্লগের নামে। সেখান থেকে, আপনি কাদের সাথে এটি শেয়ার করবেন এবং তাদের কী অনুমতি দেবেন তা বেছে নেবেন।

অটোসেভ এবং ইন্টারনেট বন্ধ হয়ে গেলে কী ঘটে

যখন আপনি ক্লাউড-সংযুক্ত অফিস ডকুমেন্ট নিয়ে কাজ করছেন, তখন বিকল্পটি হল সাধারণত ডিফল্টরূপে অটো-সেভ সক্রিয় থাকে।এর অর্থ হল, লেখা বা সম্পাদনার সময় আপনার পরিবর্তনগুলি ক্রমাগত সংরক্ষিত হচ্ছে, আপনাকে কোনও কিছু স্পর্শ না করেই।

যদি কিছু মুহুর্তে আপনি সংযোগটি হারিয়ে ফেলেন অথবা এটি বন্ধ করার সিদ্ধান্ত নেন (উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি কোনও ভ্রমণে যাচ্ছেন বা ডেটা ফুরিয়ে যাচ্ছে), আপনার করা পরিবর্তনগুলি স্থানীয়ভাবে মুলতুবি সিঙ্ক্রোনাইজেশন হিসাবে সংরক্ষণ করা হয়। আপনার সংযোগ পুনরুদ্ধার করার সাথে সাথে, সেই পরিবর্তনগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ক্লাউডে আপলোড হবে এবং ভাগ করা ফাইলে সংহত হবে।

যদি আপনি ইতিমধ্যেই জানেন যে আপনি এমন একটি জায়গায় কাজ করবেন যেখানে ইন্টারনেট সংযোগ নেই, তাহলে সবচেয়ে বুদ্ধিমানের কাজ হল প্রথমে আপনার ডিভাইসে ডকুমেন্টগুলি ডাউনলোড করুন বা খুলুন।আপনার মোবাইল ফোন বা ট্যাবলেটে, ইন্টারনেট অ্যাক্সেস থাকাকালীন আপনার প্রয়োজনীয় ফাইলগুলি খুলতে ভুলবেন না, যাতে সেগুলি ক্যাশে থাকে এবং আপনি সংযোগ ছাড়াই পরে সেগুলি সম্পাদনা চালিয়ে যেতে পারেন।

অফিস অফলাইনে আপনি কী করতে পারেন?

যখন আপনার ইন্টারনেট সংযোগ বিচ্ছিন্ন হয়ে যায়, তখন সবকিছু সঠিকভাবে কনফিগার করা থাকলে অফিস অ্যাপ্লিকেশনগুলি সম্পূর্ণরূপে কার্যকর থাকে। আপনি মোবাইল এবং ডেস্কটপ উভয় অ্যাপ থেকেই এগুলি অ্যাক্সেস করতে পারেন। নতুন ডকুমেন্ট তৈরি করুন, আপনার ডিভাইসে সংরক্ষিত ফাইলগুলি খুলুন এবং ইন্টারনেট সংযোগ ছাড়াই পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করুন।.

নির্দিষ্টইন্টারনেট সংযোগ ছাড়াই আপনি করতে পারবেন:

• একটি নতুন ফাইল তৈরি করুনএকটি ফাঁকা ডকুমেন্ট, একটি এক্সেল ওয়ার্কবুক, অথবা একটি পাওয়ারপয়েন্ট প্রেজেন্টেশন খুলুন এবং যথারীতি কাজ শুরু করুন।
• আপনার ডিভাইসে সংরক্ষিত Office ফাইলগুলি খুলুনউদাহরণস্বরূপ, আপনার হার্ড ড্রাইভে, সিঙ্ক করা ফোল্ডারে, অথবা আপনার ফোনের অভ্যন্তরীণ স্টোরেজে থাকা ফাইলগুলি। আপনি যদি OneDrive, OneDrive for Business, SharePoint, Dropbox, অথবা Google Drive-এ অবস্থিত কোনও ফাইলে অফলাইনে কাজ করতে চান, তাহলে এটি গুরুত্বপূর্ণ যে আপনি অনলাইনে থাকাকালীন অন্তত একবার এটি খুলেছেনএটি একটি স্থানীয় কপি সংরক্ষণ করে, এবং তারপর আপনি এটি অফলাইনে সম্পাদনা চালিয়ে যেতে পারেন।
• অফলাইন ফাইলগুলি ডিস্কে সংরক্ষণ করুনযদি ফাইলটি OneDrive-এ থাকে, তাহলে আপনার করা যেকোনো পরিবর্তন পুনরায় সংযোগ করার সময় স্বয়ংক্রিয়ভাবে সিঙ্ক হয়ে যাবে। যদি ফাইলটি SharePoint লাইব্রেরিতে থাকে, তাহলে পুনরায় সংযোগ করার সময় সিঙ্ক হবে। Word, Excel, অথবা PowerPoint অ্যাপ্লিকেশনটি চলছেযেসব ডকুমেন্ট এখনও সম্পূর্ণরূপে সিঙ্ক্রোনাইজ হয়নি সেগুলি সাধারণত অ্যাপের "শেয়ার্ড" ট্যাবে প্রদর্শিত হয়।

এছাড়াও, অফিসের ডেস্কটপ সংস্করণগুলি আপনাকে অনুমতি দেয় ৫০০ এমবি পর্যন্ত আকারের ফাইল খুলুনযদি আপনি Mac-এ Windows File Explorer বা Finder থেকে 500 MB-এর চেয়ে বড় ফাইল খোলেন, তাহলে ডকুমেন্টটি ডিফল্টরূপে অফলাইন মোডে খুলবে। এই ক্ষেত্রে, কর্মক্ষমতা অনেকাংশে নির্ভর করবে... আপনার নেটওয়ার্কের গতি এবং আপনার কম্পিউটারের শক্তি যখন সময় আসে সিঙ্ক্রোনাইজ বা সহ-সম্পাদনার।

অফলাইনে কাজ করার সময় সহ-লেখকত্ব এবং পরিবর্তনের দ্বন্দ্ব

যখন আপনি ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশন বা মোবাইল অ্যাপে একটি শেয়ার্ড ওয়ার্ড, এক্সেল, অথবা পাওয়ারপয়েন্ট ডকুমেন্ট খোলেন, তখন আপনি সম্পাদনা চালিয়ে যেতে পারবেন, নির্বিশেষে আপনি কি ইন্টারনেটের সাথে সংযুক্ত আছেন নাকি?যদি অন্য লোকেরাও সেই মুহূর্তে একই ফাইল সম্পাদনা করে, যখন আপনি অফলাইনে থাকেন তারা আপনার পরিবর্তনগুলি দেখতে পাবে না।আর তুমি তাদের রিয়েল টাইমে দেখতে পাবে না।

যখন আপনি পুনরায় সংযোগ করবেন, তখন সিস্টেম আপনাকে জানাবে যে অন্যান্য ব্যবহারকারীদের দ্বারা করা নতুন পরিবর্তনগুলি উপলব্ধ।এবং একই সাথে, আপনার পরিবর্তনগুলি শেয়ার করা ডকুমেন্টে পাঠানো হবে যাতে অন্যরা সেগুলি দেখতে পারে। সাধারণত, পরিবর্তনগুলি মার্জ করা স্বয়ংক্রিয় হয়, তবে Word এর সাথে একটি আকর্ষণীয় সূক্ষ্মতা রয়েছে।

ওয়ার্ড অনলাইনে কাজ করার সময়, আপনি যে অনুচ্ছেদটি লিখছেন তা এটি এমনভাবে লক করা হয় যাতে কেউ এটিকে ওভাররাইট করতে না পারে।তবে, যদি আপনি যেকোনো সময় আপনার ইন্টারনেট সংযোগ হারিয়ে ফেলেন, তাহলে Word সেই অনুচ্ছেদগুলি লক করা বন্ধ করে দেবে এবং আপনি অজান্তেই লেখার সেই অংশটি সম্পাদনা করতে পারবেন যা অন্য কেউ অনলাইনে পরিবর্তন করছে।

যখন আপনি পুনরায় সংযোগ স্থাপন করবেন এবং সংরক্ষণ করবেন, তখন Word এটি সনাক্ত করবে দুজন ব্যক্তি একই অনুচ্ছেদ সম্পাদনা করেছেন। এরপর এটি একটি পপ-আপ বিজ্ঞপ্তি প্রদর্শন করবে যা একটি দ্বন্দ্ব নির্দেশ করবে। সেই বার্তা থেকে, আপনি একটি নির্দিষ্ট উইন্ডোতে যেতে পারেন যেখানে আপনি পরিবর্তনগুলি পর্যালোচনা করতে পারেন, কোন সংস্করণটি রাখতে চান তা চয়ন করতে পারেন, অথবা তথ্য হারানো এড়াতে বিভিন্ন সংশোধনের বিষয়বস্তু একত্রিত করতে পারেন।

যদি ফাইলটি একটির ভিতরে থাকে সিঙ্ক্রোনাইজেশন ফোল্ডার (উদাহরণস্বরূপ, OneDrive অথবা OneDrive for work বা school ফোল্ডার), আপনি যখনই অনলাইনে ফিরে আসবেন তখনই সিঙ্ক্রোনাইজেশন ঘটে, এমনকি যদি Office অ্যাপ্লিকেশনটি খোলা না থাকে। সিঙ্ক্রোনাইজেশনের সময় যদি সংস্করণের দ্বন্দ্ব সনাক্ত করা হয়, তাহলে আপনি সেগুলি সমাধান করার জন্য একটি সতর্কতা পাবেন। Windows পরিবেশে, Microsoft কীভাবে ডকুমেন্টেশন পর্যালোচনা করার পরামর্শ দেয় OneDrive এর সাথে ফাইল সিঙ্ক করুন প্রতিটি রাজ্যে কী ঘটছে তা সম্পূর্ণরূপে বোঝার জন্য।

সিস্টেমের প্রয়োজনীয়তা এবং অন্যান্য পরিষেবার সাথে সহ-প্রকাশনা

রিয়েল-টাইম সহ-সম্পাদনা কেবল অফিসের উপর নির্ভর করে না; ড্রপবক্সের মতো পরিষেবাগুলি, যা এই বৈশিষ্ট্যটিকে মাইক্রোসফ্ট অ্যাপের সাথে একীভূত করে, সেগুলিও ভূমিকা পালন করে। উইন্ডোজ সিস্টেমে, সুবিধা গ্রহণের জন্য মাইক্রোসফট ড্রপবক্সের সাথে যৌথভাবে প্রকাশ করছে এবং অন্যান্য পরিষেবা, আপনার থাকা প্রয়োজন উইন্ডোজ 10 বা তার পরবর্তী সংস্করণপুরোনো সংস্করণগুলি ফাইলগুলি খুলতে পারে, তবে সহ-লেখকের অভিজ্ঞতা সীমিত বা অনুপলব্ধ হতে পারে।

ম্যাকের ক্ষেত্রে, পরিস্থিতি একটু ভিন্ন। যাতে ফাইন্ডার থেকে সরাসরি ফাইল খুলুন এবং ড্রপবক্স ব্যবহার করে একটি সহ-সম্পাদনা সেশন শুরু করার জন্য, ব্যবহারকারীদের তাদের ড্রপবক্স ডেস্কটপ অ্যাপটিকে আর্কিটেকচারে আপগ্রেড করতে হবে ফাইল সরবরাহকারীযা macOS এর সাথে সবচেয়ে বেশি সংহত সংস্করণ। এর জন্য প্রয়োজন ম্যাকোস 12.5 বা তার পরেরটি.

যারা ফাইল প্রোভাইডার ছাড়া ম্যাক ব্যবহার করছেন তারা এখনও সক্ষম হবেন ওয়ার্ড, এক্সেল বা পাওয়ারপয়েন্ট থেকে সহ-সম্পাদনার জন্য ফাইল খুলুনতবে, তারা ফাইন্ডারে ফাইলটিতে ডাবল-ক্লিক করে সরাসরি সহ-লেখক অধিবেশন শুরু করতে পারবে না। তাদের অফিস অ্যাপ্লিকেশনগুলির মধ্যে থেকেই, ক্লাউড বা সংযুক্ত স্টোরেজ মেনু থেকে ডকুমেন্টটি খোলার মাধ্যমে এটি করতে হবে।

মাইক্রোসফট ৩৬৫ লাইসেন্স এবং অফলাইন ব্যবহার: একটি সাধারণ সমস্যা

একটি বিষয় যা অনেক প্রশ্ন উত্থাপন করে তা হল অফলাইনে কাজ করার সময় মাইক্রোসফ্ট 365 লাইসেন্সমাইক্রোসফটের অফিসিয়াল তত্ত্ব হলো, আপনি অফিস ৩৬৫ (বর্তমানে মাইক্রোসফট ৩৬৫) এর সকল বৈশিষ্ট্য সহ অফলাইনে ব্যবহার করতে পারবেন যতক্ষণ না কমপক্ষে প্রতি 30 দিন অন্তর লগ ইন করুন যাতে সিস্টেমটি যাচাই করতে পারে যে আপনার সাবস্ক্রিপশন এখনও সক্রিয় আছে।

বাস্তবে, কিছু ব্যবহারকারী দেখতে পান যে, অফলাইনে থাকাকালীন, অফিস বার্তা প্রদর্শন করে যেমন "লাইসেন্সবিহীন" বা "অনিষ্ক্রিয়"এটি অ্যাপ্লিকেশনগুলিকে একটি হ্রাসকৃত কার্যকারিতা মোডে সীমাবদ্ধ করে: এটি কেবল নথি দেখার অনুমতি দেয়, তবে সেগুলি সম্পাদনা বা সংরক্ষণ করার অনুমতি দেয় না। ব্যবহারকারীরা যখন ইন্টারনেট সংযোগ দিয়ে আবার লগ ইন করেন, তখন সবকিছু ঠিকঠাক কাজ করে, তবে সম্পূর্ণ ফাংশনগুলি অফলাইনে ব্যবহার করতে সক্ষম হওয়ার প্রতিশ্রুতি ভঙ্গ হয়।

এই আচরণটি ফোরামে বেশ কিছু প্রশ্নের জন্ম দিয়েছে, যেখানে বেশ কয়েকজন মন্তব্য করেছেন যে তারা কেবল অফলাইনে নথি দেখতে পারে, কিন্তু সম্পাদনা করতে পারে না।এবং অনেক ক্ষেত্রেই, কোনও স্পষ্ট উত্তর দেওয়া হয় না। যদি আপনার সাথে এটি ঘটে, তাহলে সাধারণত একটি সমস্যা থাকে সেই নির্দিষ্ট ডিভাইসে অ্যাকাউন্ট সক্রিয়করণঅথবা অফিস ক্লায়েন্ট এবং মাইক্রোসফ্ট সার্ভারের মধ্যে একটি ডিসিনক্রোনাইজেশন আছে কিনা।

এই পরিস্থিতিতে যদি আপনি নিজেকে খুঁজে পান, তাহলে কিছু ব্যবহারিক টিপস হল: নিশ্চিত করুন যে আপনার কাছে আছে সমস্ত অফিস অ্যাপ্লিকেশন জুড়ে সঠিক Microsoft 365 অ্যাকাউন্ট দিয়ে সাইন ইন করেছেনআপনার অ্যাকাউন্ট ওয়েবসাইটে আপনার সাবস্ক্রিপশন স্ট্যাটাস সক্রিয় আছে কিনা তা পরীক্ষা করুন এবং লাইসেন্স টোকেন পুনর্নবীকরণের জন্য আপনার ডিভাইসটি সম্প্রতি সংযুক্ত হয়েছে কিনা তা নিশ্চিত করুন। যদি সমস্যাটি থেকে যায়, তাহলে আপনার অফিস আনইনস্টল করে পুনরায় ইনস্টল করা উচিত অথবা সহায়তার সাথে যোগাযোগ করা উচিত, কারণ এটি প্রত্যাশিত আচরণ নয়। একটি সু-সংগঠিত পরিবেশে।

ডকুমেন্ট শেয়ারিং আসলে কী এবং কেন এটি এত গুরুত্বপূর্ণ?

একটি কোম্পানির প্রক্রিয়াগুলির ডিজিটাইজেশনের সাথে অগত্যা জড়িত কীভাবে নথি কার্যকরভাবে ভাগ করা হয় তা পরিচালনা করুনডকুমেন্ট শেয়ার করার অর্থ হল একজন ব্যক্তি বা একদল লোক একই ফাইল অ্যাক্সেস করে, সাধারণত ইন্টারনেট বা অভ্যন্তরীণ সিস্টেমের মাধ্যমে, এটির সাথে পরামর্শ করুন, পর্যালোচনা করুন, অথবা সমন্বিতভাবে সম্পাদনা করুন.

এই মডেলে, ফাইলগুলি সাধারণত একটিতে সংরক্ষণ করা হয় একটি ফাইল সিস্টেমের মধ্যে কেন্দ্রীয় অবস্থান, যা বিভিন্ন ব্যবহারকারী তাদের অনুমতির উপর নির্ভর করে অ্যাক্সেস করতে পারেন। এটি বিশেষ করে এমন প্রতিষ্ঠানগুলিতে কার্যকর যেখানে ভৌগোলিকভাবে বিতরণ করা দল অথবা এমন নথি সহ যার একাধিক পর্যালোচনা এবং অনুমোদনের প্রয়োজন।

প্রবেশাধিকার বিভিন্ন উপায়ে অর্জন করা যেতে পারে। আরও কিছু ঐতিহ্যবাহী পরিবেশে, দুটি কম্পিউটারের মধ্যে ফাইল কপি করা হয়এগুলো একটি সার্ভারে সংরক্ষিত হয় এবং অন্য ব্যবহারকারী একটি শেয়ার্ড নেটওয়ার্কের মাধ্যমে সেগুলো খোলে। আরেকটি বিকল্প হল এগুলোকে একটি... এ হোস্ট করা। নেটওয়ার্ক ফাইল সার্ভার স্থানীয় পিসির পরিবর্তে, যাতে একাধিক ব্যক্তি একই সময়ে ফাইলটি খুলতে পারে, দ্বন্দ্ব এড়াতে নির্দিষ্ট নিয়ম মেনে।

আজ, সবচেয়ে ব্যাপক বিকল্প হল ক্লাউড স্টোরেজডকুমেন্টগুলি দূরবর্তী সার্ভারে হোস্ট করা হয় এবং নিরাপদ সংযোগের মাধ্যমে অ্যাক্সেস করা হয়। Microsoft 365, ONLYOFFICE, Dropbox, অথবা Google Drive এর মতো সমাধানগুলি এটির অনুমতি দেয়। নিরাপদে, স্কেলেবলভাবে এবং চমৎকার অনুমতি নিয়ন্ত্রণের মাধ্যমে নথি শেয়ার করুনযা এই মডেলটিকে ছোট এবং বড় কোম্পানির জন্য আদর্শ করে তুলেছে।

ডকুমেন্ট শেয়ার করার সময় অনুমতির স্তর

যখন আপনি একটি ফাইল শেয়ার করেন, তখন সকলেই অগত্যা একই কাজ করতে সক্ষম হবে না। নির্ভর করে আপনার দেওয়া অনুমতির উপর নির্ভর করে, লোকেরা দেখতে, সম্পাদনা করতে বা কেবল মন্তব্য করতে সক্ষম হবে।সবচেয়ে সাধারণ অনুমতি স্তরগুলির মধ্যে কয়েকটি হল:

• পূর্ণ প্রবেশাধিকারব্যবহারকারী ফাইলটিতে যেকোনো কাজ করতে পারবেন, যার মধ্যে রয়েছে সম্পাদনা, রিয়েল-টাইম সহ-লেখক, মুছে ফেলা, অথবা শেয়ারিং সেটিংস পরিবর্তন করা।
• শুধুমাত্র পঠনযোগ্য বা দেখুনব্যক্তিটি ফাইলটি খুলতে পারেন এবং এটি পরীক্ষা করতে পারেন, কিন্তু আপনি কন্টেন্টে পরিবর্তন করতে পারবেন না।সম্পাদনা সরঞ্জামগুলি অক্ষম করা হয়েছে এবং ফাইলটি অক্ষত রয়েছে।
• পর্যালোচনা করতেব্যবহারকারী পারেন চূড়ান্ত নথিতে সরাসরি প্রয়োগ না করে সংশোধনের পরামর্শ দিনউদাহরণস্বরূপ, আপনি এমন পরিবর্তন করতে পারেন যা অন্যদের গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যান করতে হবে, যা সম্পাদকীয় নিয়ন্ত্রণকে সহজতর করে।
• মন্তব্য: কন্টেন্টটি দেখার অনুমতি আছে এবং মন্তব্য যোগ করুন, সম্পাদনা করুন বা মুছুনপাশাপাশি আলোচনার থ্রেডের উত্তর দেওয়া বা বন্ধ করা। মন্তব্য ছাড়া ফাইলের মূল বিষয়বস্তু পরিবর্তন করা যাবে না।
• ফরম পূরণব্যবহারকারী পারেন ফর্ম ক্ষেত্রে তথ্য প্রবেশ করান নথির মধ্যে (যেমন জরিপ বা টেমপ্লেট), কিন্তু আপনি বাকি বিষয়বস্তু বা কাঠামো পরিবর্তন করতে পারবেন না।
• কাস্টম ফিল্টার (স্প্রেডশিটে)এক্সেল-টাইপ টুলগুলিতে, এই স্তরটি প্রতিটি ব্যবহারকারীকে অনুমতি দেয় অন্যান্য সহ-লেখকদের দৃষ্টিভঙ্গি প্রভাবিত না করে আপনার নিজস্ব ফিল্টার প্রয়োগ করুন।যাতে সবাই একে অপরকে বিরক্ত না করে কাজ করে।

সঠিক অনুমতি স্তর নির্বাচন করা বজায় রাখার মূল চাবিকাঠি সহযোগিতা এবং নিরাপত্তার মধ্যে ভারসাম্যসকলের সম্পাদনা করার প্রয়োজন হয় না; কখনও কখনও তাদের জন্য পর্যালোচনা, মন্তব্য, অথবা নির্দিষ্ট ক্ষেত্র পূরণ করা যথেষ্ট।

বিভিন্ন সম্পাদকের ওয়ার্ড ডকুমেন্ট শেয়ার করা

যদি আপনার কাজ করার সময় বন্ধ না করেই কোনও ওয়ার্ড ডকুমেন্ট শেয়ার করার প্রয়োজন হয়, তাহলে আপনি যে এডিটর ব্যবহার করেন তার উপর নির্ভর করে আপনার কাছে বেশ কিছু বিকল্প রয়েছে। এর স্ব-হোস্টেড ভার্সনে ONLYOFFICE কর্মক্ষেত্রউদাহরণস্বরূপ, আপনি এর উইন্ডোটি খুলতে পারেন শেয়ারিং সেটিংস সরাসরি ডকুমেন্ট এডিটর থেকে।

ONLYOFFICE এর মধ্যে, আপনি পারবেন শেয়ার আইকন, সহযোগিতা ট্যাব, অথবা অ্যাক্সেস অনুমতি বিভাগ ব্যবহার করুন একই বিন্দুতে পৌঁছানোর জন্য। সেই প্যানেলে, "ব্যবহারকারী যোগ করুন" নির্বাচন করুন, তাদের নাম বা ইমেল লিখুন, আপনি তাদের যে অনুমতিগুলি দিতে চান তা সংজ্ঞায়িত করুন এবং একবার কনফিগার হয়ে গেলে, দ্রুত অ্যাক্সেস পাঠাতে "সংরক্ষণ করুন" বা "সংরক্ষণ করুন এবং সরাসরি লিঙ্ক অনুলিপি করুন" এ ক্লিক করুন।

গুগল ডক্সে, সিস্টেমটি একই রকম কিন্তু খুব ব্রাউজার-কেন্দ্রিক। আপনি ডকুমেন্টটি খুলুন এবং নীল বোতামে ক্লিক করুন ভাগআপনি অনুমতি দিতে পারেন "লিঙ্কটি সহ যে কেউ সম্পাদনা করতে পারবেন" অথবা নির্দিষ্ট ব্যক্তিদের ইমেল ঠিকানা প্রবেশ করিয়ে তাদের অ্যাক্সেস সীমিত করুন। তারপর লিঙ্কটি কপি করুন এবং আপনার পছন্দের চ্যানেলের মাধ্যমে শেয়ার করুন।

মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে, যা মাইক্রোসফট ৩৬৫-এর সাথে একীভূত, অভিজ্ঞতা মাইক্রোসফট ক্লাউডের মতোই। ডকুমেন্টের উপরের ডান দিক থেকে, আপনি ক্লিক করুন ভাগযাদের অ্যাক্সেস থাকা উচিত তাদের ইমেল ঠিকানাগুলি লিখুন, তাদের কী অনুমতি থাকবে তা বেছে নিন (সম্পাদনা, কেবল দেখার জন্য, ইত্যাদি) এবং, যদি আপনি চান, প্রেক্ষাপট ব্যাখ্যা করে একটি সংক্ষিপ্ত বার্তা অন্তর্ভুক্ত করুন। পাঠানোর আগে।

ONLYOFFICE DocSpace এর সাথে একসাথে একাধিক ডকুমেন্ট শেয়ার করুন

এমন পরিস্থিতির জন্য যেখানে আপনাকে ভাগ করে নিতে হবে বিভিন্ন গোষ্ঠীর লোকেদের সাথে অনেক নথিONLYOFFICE DocSpace এর মতো টুলগুলি "রুম"-ভিত্তিক পদ্ধতি প্রদান করে। আপনি আপনার প্রকল্পের সাথে মানানসই একটি খুব স্পষ্ট ফোল্ডার কাঠামো সহ রুম তৈরি করতে পারেন এবং সংজ্ঞায়িত করতে পারেন সেই রুমের সমস্ত ফাইলের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য ভূমিকা এবং অনুমতি.

ধারণাটি হল, ফাইল অনুসারে অনুমতি ফাইল কনফিগার করার পরিবর্তে, একটি ঘরের মধ্যে প্রতিটি ব্যবহারকারীকে একটি ভূমিকা নির্ধারণ করুন সেখান থেকে, ডকুমেন্টগুলিতে অনুমোদিত ক্রিয়াগুলি (দেখা, সম্পাদনা, মন্তব্য, ইত্যাদি) সেই ভূমিকার উপর নির্ভর করে। এটি ফাইল ভাগ করে নেওয়ার গতি বাড়ায় এবং ম্যানুয়ালি কনফিগারেশনগুলি পুনরাবৃত্তি করার প্রয়োজন এড়ায়।

DocSpace-এর মধ্যে, আপনি তৈরি করতে পারেন সহযোগিতা কক্ষ দলগত কাজের জন্য, ব্যক্তিগতকৃত কক্ষ কাজের উপর নির্ভর করে নির্দিষ্ট সমন্বয় সহ, পাবলিক রুম যাতে বহিরাগত ব্যবহারকারীরা নিবন্ধন ছাড়াই নথি দেখতে পারেন, ফর্ম পূরণের জন্য কক্ষ উত্তর সংগ্রহ করতে, অথবা ভার্চুয়াল ডেটা রুম যখন আপনার কার কী অ্যাক্সেস আছে সে সম্পর্কে আরও নিরাপত্তা এবং স্বচ্ছতার প্রয়োজন হয়।

DocSpace এর মাধ্যমে নথি ভাগ করে নিতে, আপনাকে কেবল উপযুক্ত ঘর তৈরি করুন, সঠিক ভূমিকা সহ অংশগ্রহণকারীদের আমন্ত্রণ জানান। এবং ফাইলগুলি যুক্ত করুন বা তৈরি করুন। এটি হয়ে গেলে, প্রতিটি সদস্য তাদের ভূমিকার জন্য থাকা অনুমতি অনুসারে নথিগুলি দেখতে পাবেন এবং কাজ করবেন, প্রতিটি পৃথক ফাইলে আপনাকে অন্য কিছু স্পর্শ করতে হবে না।

যদি আপনি নিবন্ধন ছাড়াই বহিরাগত ব্যবহারকারীদের সাথে শেয়ার করতে চান, তাহলে ডকস্পেস পাবলিক রুম এগুলো একটি ব্যবহারিক বিকল্প। "রুম" বিভাগ থেকে, আপনি একটি নতুন পাবলিক রুম তৈরি করতে পারেন, এটির জন্য একটি নাম, ট্যাগ এবং একটি শনাক্তকারী ছবি বরাদ্দ করতে পারেন, এবং তারপর আপনি যাকে চান তার সাথে লিঙ্কটি শেয়ার করতে পারেন। এমনকি এটি সম্ভব। অন্যান্য ওয়েব ইন্টারফেসে এই কক্ষগুলি এম্বেড করুন ডেভেলপার টুলস অপশনের মাধ্যমে, যাতে আপনার ওয়েবসাইট ব্যবহারকারীরা সরাসরি সাইট থেকেই ডকুমেন্টগুলি অ্যাক্সেস করতে পারেন।

লিঙ্ক ব্যবহার করে অফিস ডকুমেন্ট শেয়ার করার অন্যান্য উপায়

মাইক্রোসফট বা ONLYOFFICE ইকোসিস্টেমের বাইরেও, একাধিক আছে ফাইল শেয়ারিং প্ল্যাটফর্ম যা আপনাকে Word ডকুমেন্ট আপলোড করতে এবং অনন্য লিঙ্ক হিসেবে শেয়ার করতে দেয়। পরিষেবা যেমন ড্রপবক্স, বক্স, ওয়ানড্রাইভ, ওয়েট্রান্সফার অথবা মেগা এই ধরণের কাজের জন্য এগুলি ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয়।

ড্রপবক্স

উদাহরণস্বরূপ, ড্রপবক্সে, আপনি ওয়েব ইন্টারফেস বা ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশন থেকে আপনার নথি আপলোড করতে পারেন, এবং একবার ফাইলটি ক্লাউডে চলে গেলে, ডান-ক্লিক করুন এবং শেয়ার করুন অথবা লিঙ্ক তৈরি করুন বিকল্পটি নির্বাচন করুন।সেখান থেকে আপনি কনফিগার করেন যে লিঙ্কটি গ্রহণকারীরা দেখতে বা সম্পাদনা করতে পারবেন কিনা, এবং আপনি তৈরি করা URLটি ভাগ করেন।

WeTransfer

WeTransfer, তার পক্ষ থেকে, এর উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে একসাথে অনেক ফাইল অথবা খুব বড় ফাইল পাঠানআপনি তাদের ওয়েবসাইটে প্রবেশ করুন, নথি যোগ করুন এবং আপনি ইমেলের মাধ্যমে (প্রাপকের ঠিকানা প্রবেশ করে) একটি স্থানান্তর পাঠাতে চান কিনা তা বেছে নিন, নাকি একটি লিঙ্ক তৈরি করুন যা আপনি যেখানে খুশি পেস্ট করতে পারেন। পরিষেবাটি খুব সহজ এবং এককালীন স্থানান্তরের জন্য সুবিধাজনক।

মেগা

MEGA-তে, নিরাপত্তা একটি অগ্রণী ভূমিকা পালন করে: এটি অফার করে প্রান্ত থেকে শেষ এনক্রিপশন যাতে শুধুমাত্র ডিক্রিপশন কীধারী ব্যক্তিরা ফাইলগুলি অ্যাক্সেস করতে পারে। আপনি লগ ইন করুন, আপলোড বিকল্পটি ব্যবহার করে নথিগুলি আপলোড করুন এবং তারপর নির্বাচন করুন লিঙ্ক পান অথবা শেয়ার করুনআপনি সিদ্ধান্ত নিতে পারেন যে ডিক্রিপশন কীটি একই লিঙ্কে অন্তর্ভুক্ত করবেন নাকি অতিরিক্ত সুরক্ষার জন্য আলাদাভাবে পাঠাবেন।

অতিরিক্ত বোনাস হিসেবে, এই প্ল্যাটফর্মগুলির কিছু অফিস স্যুটের সাথে একীভূত হয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনি ব্যবহার করতে পারেন ONLYOFFICE এবং Dropbox আপনার ক্লাউড স্পেস থেকে সরাসরি ডকুমেন্ট খুলতে এবং সম্পাদনা করতে পারবেন, শেয়ার করার আগে, যার ফলে আপনি ডাউনলোড এবং পুনরায় আপলোড না করেই কন্টেন্টটি পালিশ করতে পারবেন।

ইন্টারনেট না থাকাকালীন অফিস ডকুমেন্টগুলিতে সহযোগিতা করার জন্য, ফাইলগুলি কোথায় সংরক্ষণ করা হয়, প্রতিটি ব্যক্তির কী অনুমতি রয়েছে এবং সংযোগ হারানো এবং পুনরুদ্ধার করার সময় অ্যাপ্লিকেশনগুলি কীভাবে আচরণ করে তা বোঝা অপরিহার্য; যদি আপনি ক্লাউড স্টোরেজ, সহ-লেখক এবং অফলাইন কাজকে ভালভাবে একত্রিত করেন, আপনি পরিবর্তনগুলি না হারিয়ে অনলাইন এবং অফলাইন মোডের মধ্যে স্থানান্তর করতে পারেন, সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ বজায় রাখতে পারেন এবং আপনার দলকে অবাক না করে কাজ চালিয়ে যাওয়ার অনুমতি দিতে পারেন।.